Cómo crear y manejar gráficos impactantes en EXCEL

¿Cómo puedo mostrar visualmente mis datos y hacer la toma de decisiones más fácil?

Una de las características más importante de Excel es su capacidad para hacer gráficos ya que con esto podemos representar de una manera visual el resumen de nuestra información, ya sea a nuestro jefe o a nosotros mismos para ver de forma rápida lo que reflejan los datos y hacer la toma de decisiones más fácil.

Para abordar el tema de gráficas tenemos que conocer las gráficas que hay en Excel y cómo se manejan estos datos para que las gráficas los interpreten correctamente.

Diferentes tipos de gráficas en Excel

Vamos entrando en materia,

¿Qué tipo de gráficas maneja Excel y cuál debo usar?

Esa es la primer pregunta que te debes hacer, ¿Que gráfica de Excel usar? Y esto depende qué tipo de datos quieres graficar, déjame explicarte rápidamente para que se usa cada una.

>>Gráfico de barras excel<<

A mi parecer es la más usada de todas, porque refleja rápidamente la comparación de datos, por ejemplo: Imagina que necesitamos saber cómo se han comportado las ventas durante los meses en el año.

 Aquí te darás cuenta rápidamente que en el mes de Noviembre es cuando más ventas se hicieron.

>>Gráfico de columnas en Excel<<

Igual que la gráfica de columnas pero en sentido vertical. Este tipo de gráfico yo lo uso cuando quiero representar cuánto tiempo se llevó realizar algo o para poder identificar los datos más altos o los más bajos. Volviendo al ejemplo de las ventas, la gráfica quedaría así:

Es más fácil identificar qué mes se vendió más, en este caso Octubre y qué mes se vendió menos que fue Abril.

>>Gráfica de cotización, superficie o radial<<

Estas 3 tipos de gráficas se usan poco por lo que en este caso solo explicaré el de Cotización.

Cotización o gráfica del dolar

Estas gráficas se usan para seguir las tendencias de datos, como las he usado es, por ejemplo, en las cotizaciones de las divisas como el dólar o en el valor de las acciones de una empresa. Supongamos que quiero hacer una gráfica de la cotización del dólar.

Esta cotización es del Peso Mexicano con el Dólar Americano.

 Cuando veo la tabla no puedo ver con claridad la fluctuación del tipo de cambio y para esto es que se utiliza la gráfica de cotizaciones. La gráfica quedaría así:

Al ver esta gráfica me doy una idea inmediata de cómo se ha cotizado el dólar del 1 al 16 de Diciembre.

El punto más bajo en donde empiezan las líneas representa el valor de Compra, el punto alto en donde termina la línea representa el valor de venta y el punto central representa el promedio del valor del tipo de cambio.

En el siguiente ejemplo tenemos una tabla con los valores de las acciones de Facebook.

 La gráfica se muestra así:

Si te das cuenta los cuadros que son negros es porque la apertura fue más alta que el cierre de la acción. Hay otras gráficas en esta categoría pero son muy poco utilizadas, por lo que no las voy a incluir y vamos a las más utilizadas.

>>Gráfica de líneas<<

Este tipo de gráfica la uso para que se puedan ver tendencias más fáciles y sobre todo cuando tienes muchos datos. Imagina tener 20 ó 30 datos y los quisiéramos graficar en una de barras, habría tantas barritas que no se podrían apreciar bien. Supongamos que te piden hacer una gráfica para comparar las ventas semanales de 2 sucursales. Tendrías una tabla con 52 renglones.

Imagina esta tabla con los 52 datos, si intentas representarlos en una gráfica de barras, quedaría así:

Esta es una gráfica muy ilegible. Pero si en cambio lo hacemos con una gráfica de líneas, nos quedaría así:

Como ves, ya nos podemos dar una idea mejor del comportamiento de ventas de cada sucursal.

Dentro de las gráficas de Líneas hay 2 más que son Línea apilada y Línea 100% apilada.

Como tip te puedo decir que estas gráficas es mejor representarlas con el siguiente tipo de gráficas, que son Gráfica de área apilada y Gráfica de área 100% apilada; yo la uso así e inclusive es lo que recomienda Microsoft.

>>Gráficas de área<<

Estas gráficas, como las de líneas, nos sirven para mostrar tendencias durante el tiempo, pero con la diferencia de que podemos resaltar la afectación o contribución de cada categoría al resultado.

Como ejemplo, vamos a considerar las ventas totales de 2 sucursales y queremos saber qué tanto contribuyeron la sucursal 1 y la sucursal 2 para alcanzar el total de ventas reportadas.

Para este caso, basta con utilizar una gráfica de área llamada Área apilada. La gráfica sería:

Como se muestra en la gráfica, inmediatamente podemos observar cuántas fueron las ventas totales y en cuánto contribuye a las ventas cada sucursal.

Para más claridad, nos fijamos en la semana 1, vemos que el total de ventas fueron 26,000, pero podemos observar que la sucursal 2 vendió un más que la sucursal 1.

Entonces para este ejemplo, vemos que mediante el uso de este tipo de gráficas es más fácil identificar cómo contribuye cada una de las sucursales a las ventas por semana.

¿Cómo hacer una gráfica de pastel en Excel?

Una de las gráficas más usadas es la de pastel o circular, ya que nos permite ver rápidamente las proporciones que ocupa cada uno de los datos. Supongamos que tengo estos datos que corresponden a ventas por sucursal.

Si queremos hacer una gráfica circular para ver los porcentajes de las ventas de cada una de las sucursales nos quedaría así:

Como ves, nos podemos dar cuenta de inmediato los porcentajes de venta de cada sucursal.

Hay ocasiones que debemos especificar más los datos. Por ejemplo, la Sucursal 3 tiene un porcentaje muy pequeño.

Para esto hay otra gráfica circular llamada Gráfica circular con subgráfico circular.

El nombre no lo explica bien pero se refiere a que de una sección de la gráfica (la más pequeña), se obtiene una subgráfica en donde podemos especificar más a detalle ese porcentaje.

Para esto tenemos que acomodar los datos de esta manera.

Y nuestra gráfica quedaría de la siguiente manera:

Como puedes ver, el 5% se describe en una subgráfica y vemos que esta sucursal abrió en noviembre y solo reporta 2 meses de venta.

Las gráficas nos ayudan mucho a dar una mejor idea de la situación que queremos conocer y para reportes ejecutivos es muy útil, ya que proporciona a los directivos una imagen de la situación que reflejan los datos.

Hasta aquí hemos hablado de las gráficas más usadas y tenía que hacer esa introducción para entrar al tema, porque de verdad esta información la puedes conseguir en cualquier otro lugar, pero lo que nunca he encontrado es cómo acomodar los datos para que las gráficas salgan impactantes.

Bueno vamos a empezar…

¿Cómo acomodar los datos para gráficas impactantes?

Estos pasos están basados en Excel 2013, pero es muy parecido en Excel 2016.

Voy a partir de una tabla con los siguientes datos:

¿Cómo insertar un gráfico en Excel?

Imaginemos que me piden una gráfica de barras en donde vengan las sucursales con las ventas y costo de ventas del año para poder comparar las ganancias y pérdidas.

La gráfica quedaría así:

Como podemos ver, no nos dice mucho y todo está muy confuso.

Vamos a hacer una serie de reportes que sean útiles al grupo directivo y que reflejen la situación de las sucursales.

Lo que haría es…      

Gráfica de barras de ventas por mes de las sucursales.

Debemos separar los datos de esa tabla para que Excel pueda graficar únicamente los datos que queremos.

Separando los datos me queda la tabla de esta manera:

Y con estos datos podemos obtener una gráfica más limpia y entendible, pero...

¿Cómo podemos hacer una gráfica de barras con estos datos?

Es muy simple, solo selecciona toda la tabla para que quede marcada así:

Como te das cuenta, no seleccioné el título en donde dice “Ventas por sucursales 2016”, esto es porque no es un dato relevante para que Excel pueda crear la gráfica.

Después de seleccionarlo, nos vamos al menú INSERTAR y seleccionamos la flechita que está a un lado del gráfico de barras y a continuación seleccionamos la primera gráfica.

Excel automáticamente nos toma los datos y crea la siguiente gráfica.

Como ves, esta gráfica ya es más legible y nos muestra las ventas por mes por cada sucursal. Pero, no me gustan 2 cosas de esta gráfica.

1. Hay que poner un título que indique lo que representan estos datos.
2. La escala vertical, ¿Por qué sale $- en lugar de $0.00?

Para el primer punto de poner un título, simplemente damos doble click en donde dice Título del gráfico y lo vas a poder editar y poner el título que tú quieras.

Para el siguiente punto de por qué la escala vertical no inicia en 0.00 es porque Excel al identificar que es dinero, pone la escala con un formato de contabilidad.

Este formato de contabilidad no toma en cuenta el cero (0) por lo que solo pone un guión (-).

¿Cómo se hace para cambiar el formato?

Es sencillo, damos click en la escala vertical y vas a notar que se selecciona.

Del lado derecho seleccionamos el icono [barritas] y expandimos la opción de NÚMERO.

En Categoría, está seleccionada la opción Contabilidad.

Entre estas opciones podemos seleccionar una que dice Moneda y nuestra gráfica queda así.

¡Ya tenemos el $0.00! Ahora nuestra gráfica ya se ve más presentable.

Veamos otro caso, ¿Cómo podemos representar estos datos en una gráfica circular?

Lo principal es acomodar los datos, supongamos que queremos saber el porcentaje total de las ventas por sucursal y saber cuánto aporta cada una.

Nuestra tabla queda así:

Solo lo que se hizo fue sumar el total de los meses por cada sucursal y con estos totales vamos a hacer la gráfica circular.

Para esto solo seleccionamos los datos que queremos graficar.

Dentro del menú INSERTAR, seleccionamos la gráfica circular.

Nuestra gráfica queda así:

Como ves, hay que cambiar el título del gráfico, para esto damos doble click en donde dice Título del gráfico y modificamos el título.

Cuando tengo gráficas como la que estoy mostrando, me gusta agregar el porcentaje, ya que como ves, no está claro cuál de las sucursales es la que más vende.

Para esto, damos click en el área de la gráfica y se va a seleccionar.

Habiendo seleccionado y sobre la gráfica, hacemos click con el botón derecho para desplegar el menú y seleccionar “Agregar etiquetas de datos”, posteriormente se desplegará un submenú donde debemos seleccionar la opción de “Agregar etiquetas de datos”.

Al dar click a esa opción, nos va a mostrar los valores pero no el porcentaje.

Pero, ¿cómo le hacemos para cambiarlo a porcentajes?, es sencillo.

Primero seleccionamos los valores y esto lo hacemos dando click en cualquiera de los 4 datos.

Del lado derecho en las opciones que se presentan seleccionamos el ícono que tiene unas barras.

Como ves nos muestra varias opciones y lo único que tenemos que hacer es quitar el check a Valor y seleccionar el que dice Porcentaje.

Y ahora si ya tenemos una gráfica bastante significativa para nuestros jefes o para nosotros.

No hay nada como lo simple y sencillo, por lo que no te recomiendo que uses las gráficas 3D, yo nunca las uso.

Aunque se pueden ver muy bonitas, lo más importante para mí es que reflejen la situación actual de la manera más sencilla y que mi audiencia pueda recibir rápidamente el mensaje que quiero comunicar, así que si  lo que tú también quieres o estás buscando es transmitir y explicar la información lo más rápido posible, te recomiendo las de 2D.

Espero que este artículo te sirva para el manejo de gráficas y no te pierdas nuestros próximos artículos ya que estamos seguros te van a ayudar a que domines más fácilmente Excel.

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