¿Qué es Excel y cómo funciona? Conoce los 6 puntos clave

Por Fernando Orrante

Es muy común escuchar hablar de Excel en nuestro trabajo e inclusive haberlo usado, pero vamos a ver porque es tan popular y porque es muy usado.

Excel es un programa que forma parte de la suite Office de Microsoft, se utiliza mucho en las empresas para analizar números y crear gráficos.

1. ¿Qué es Excel?

Excel es lo que se llama una hoja de cálculo, puedes consultar este artículo para más información, pero ¿Qué es una hoja de cálculo?, aquí te lo explico.

La Hoja de cálculo era lo que utilizaban los contadores antes de que se usaran las computadoras, estamos hablando por los años 1960-1970. Eran unos libros en donde se llevaban los datos contables de las empresas ya que todo era a mano. Por lo tanto, Excel es una hoja de cálculo electrónica.

2. ¿Cuál es el origen de Excel?

Nos vamos al año 1982, la empresa Microsoft tenía un sistema llamado Multiplan era muy popular en los sistemas CP/M, el problema fue que la mayoría de las PC utilizaban MS-DOS, el cual, era dominado por otra hoja de cálculo llamada LOTUS 1-2-3.

Al ver Microsoft como Lotus dominaba, dejo de lado a su sistema Multiplan y comenzó a trabajar en lo que es EXCEL y fue lanzado en el año 1985.

La primera versión de EXCEL solo trabajaba en Macintosh, pero en 1987 sale EXCEL para Windows, pero..

¿Sabes por qué EXCEL le gano a LOTUS 1-2-3?, es fácil, LOTUS fue muy lento al adaptar su hoja de cálculo a Windows ya que como recuerdas era para MS-DOS y con esto EXCEL se empezó a volver muy popular hasta nuestros días.

3. ¿Para qué sirve Excel?

Gracias al avance que ha tenido Excel, se usa en muchos ámbitos dentro de una empresa, si quieres saber el uso en las empresas puedes visitar nuestro artículo Excel en el ámbito empresarial.

Una hoja de cálculo electrónica como Excel nos organiza los datos por columnas y renglones, el nombre que se le da a la intersección de una columna y renglón es celda.

Mediante la organización tabular que nos da Excel, podemos introducir datos numéricos y alfanuméricos en nuestra hoja y hacer operaciones con ellos.

Cómo vemos, la siguiente pantalla es la principal en Excel, por default las columnas son nombradas por letras y los renglones por números.

Esta pantalla corresponde a Excel 2016

Pantalla Principal Excel

En esta hoja podemos capturar datos y aplicar las funciones que ya trae Excel para hacer operaciones y cálculos desde sencillos hasta complejos.

Si quieres saber las fórmulas más utilizadas en Excel, te dejo la liga al artículo Las 10 fórmulas más utilizadas en Microsoft Excel.

Pero qué te parece si vemos un ejemplo de la utilidad de Excel.

Supongamos que tenemos una hoja de cálculo con los siguientes datos.

Hoja de Excel

Como puedes ver, tenemos una serie de datos suponiendo que nuestra empresa vende ropa deportiva, en la columna "A" está el Titulo y los productos que tenemos.

En la columna "B" el precio unitario.

En la columna "C" la cantidad que de cada producto.

Al final el Total que es la multiplicación de el Precio Unitario por la Cantidad.

Puedes observar que la columna D Total está vacía y el último renglón de Totales también está vacío. Esto para que veas que columnas puede calcular Excel de forma automática

Con unas sencillas formulas y aplicando formato a los datos nuestra hoja se puede ver así:

Hoja de Excel con formato

Excel es muy versátil, nos permite poner títulos, escribir texto, dar formato a los números y utilizar fórmulas para hacer cálculos automáticos.

Este es un ejemplo muy sencillo, pero imagina si tuvieras 100 o más productos, Excel puede hacer las sumas y los cálculos en cuestión de segundos.

Por ejemplo, para el cálculo del Total de la columna D, utilice esta fórmula. =B6*C6

Fórmula de Excel

La formula nos dice que se multiplica el dato que se encuentra en la celda "B6" por "C6", solo tienes que escribir la formula en la columna "D6" y mediante la función copiar y pegar puedes duplicar la formula en toda la columna y Excel va cambiando el número de renglón para que vaya de acuerdo a la fila donde se tenga la fórmula.

No te preocupes si te queda dudas, vamos a ir publicando artículos con mucha información.

Si quieres saber más acerca de Columnas y Renglones, puedes ver nuestro artículo Tips y conceptos básicos para facilitar el uso de celdas y filas.

4. Operaciones directas o aritméticas en Excel.

En el ejemplo anterior, vimos como una fórmula puede hacer fácil nuestro trabajo al multiplicar los números.

Este tipo de operaciones yo las llamo directas, ya que ponemos que operación aritmética queremos realizar.

Toda operación empieza con un signo = y en seguida la operación, tal y como te lo muestro en el ejemplo anterior =B6*C6

Excel nos permite hacer las siguientes operaciones directas.

Suma (+) 3+3 = 6
Resta (-) 3-2 = 1
Multiplicación (*) 3*2 = 6
División (/) 6/3 = 2
Elevar a potencia (^) 2^2=4
Porcentaje (%) 10% = 0.1

5. Funciones o Fórmulas de Excel

Una de las características que hace a EXCEL muy versátil es que incorporan funciones para hacer diferentes tipos de cálculos.

Dependiendo del cálculo que necesites, EXCEL nos ayuda a buscar la fórmula y nos proporciona una descripción de lo que hace la función, además que agrupa según el tipo de cálculo.

Excel tiene sus funciones organizadas en las siguientes categorías:

Financieras (55 funciones)
Fecha y hora (24 funciones)
Matemáticas y trigonométricas (74 funciones)
Estadísticas (108 funciones)
Búsqueda y referencia (19 funciones)
Base de datos (12 funciones)
Texto (27 funciones)
Lógica (9 funciones)
Información (20 funciones)
Ingeniería (54 funciones)
Cubo (7 funciones)
Compatibilidad (41 funciones)
Web (3 funciones)

Para buscar una fórmula hacemos lo siguiente.

Damos click en el botón Fx que se encuentra en la barra de fórmula

Botón Función en Excel

Al dar click nos va a presentar la siguiente ventana de búsqueda de funciones.

Ventana Funciones en Excel

Como puedes ver, podemos buscar una función escribiendo lo que necesites hacer, dar click al botón Ir y nos mostrará las fórmulas que aplican, por ejemplo.

Escribimos SUMAR y nos muestra las siguientes funciones.

Selección de formulas en Excel

En la parte de abajo nos muestra una descripción de lo que hace y de esta manera podemos seleccionar la función que mejor se adapte a lo que necesitamos.

Para ver una función en acción, supongamos que tenemos nuestra hoja de Excel

Hoja de calculo en Excel

Necesitamos sumar los números que tenemos en la columna "D" y para esto vamos a usar la fórmula de sumar. Para esto nos posicionamos en la celda D10 ya que aquí es donde queremos el resultado.

En el cuadro de funciones que vimos seleccionamos SUMA y damos click en Aceptar.

Selección de formulas en Excel

En la ventana se encuentra la descripción de la función y dice SUMA(número1, número2,…), nos indica que tiene parámetros y en este caso son los números que queremos sumar.

Al presionar el botón Aceptar nos aparece otra ventana que son los Argumentos de función en este caso la función SUMA.

Argumentos de función en Excel

Para decir a EXCEL que queremos sumar el renglón "D" de nuestra hoja, debemos introducir el rango D6:D8 que corresponde al rango que queremos sumar, debe quedar como en la siguiente ventana.

Insertar fórmula en Excel

Excel nos trata de facilitar el uso de las funciones, al introducir el rango D6:D8, en el lado derecho nos muestra los valores que se sumarían, también en la parte de abajo tenemos el =395, que nos indica cuanto es el total de los datos.

Después de escribir el rango damos click en el botón Aceptar.

Nos va a mostrar en la celda "D10" el resultado de la suma y la fórmula que corresponde, cuando ya tengas más experiencia puedes escribir en la barra de funciones sin necesidad de usar las ventanas, esto te dará más eficiencia en el uso.

Barra de funciones en Excel

Si requieres más información acerca de cada función de Excel puedes consultar el artículo de Microsoft.

6. Gráficos en Excel

Otra de las cualidades importantes de Excel, es la capacidad de realizar gráficos con base en los datos.

Al utilizar gráficos, podemos dar una interpretación y sentido a nuestros datos, como ejemplo podemos crear una gráfica del importe de la venta de los productos y ver que productos se venden más o menos.

Las gráficas es un tema grande y puedes consultar nuestro artículo Cómo crear y manejar gráficos impactantes en EXCEL, donde te damos más información.

Excel tiene los siguientes tipos de gráficos.

Columnas
Líneas
Circular
Barras
Áreas
XY Dispersión
Cotizaciones
Superficie
Radial
Rectángulos
Proyección solar
Histograma
Caja y bigotes
Cascada
Combinado

Para que puedas ver todos estos gráficos, dentro del menú INSERTAR, da click en Gráficos Recomendados.

Menu gráficos en Excel

Nos va a presentar una ventana y seleccionas Todos los gráficos.

Gráficos en Excel

Para mostrarte que útil son las gráficas, vamos a ver un ejemplo sencillo.

Seleccionamos toda la tabla, ya que al hacerlo Excel va a tratar de crear la gráfica de forma automática con base en nuestros datos.

Selección de datos en Excel

Después dentro del menú Insertar en la sección de Gráficos debemos seleccionar la gráfica que queremos crear, en este caso va a ser la de barras.

Selección tipo de fráficos en Excel

Al dar click en el botón nos va a presentar una serie de gráficas de barras, si pasamos el mouse por encima de cada una, nos va a mostrar una descripción de lo que hace.

Gráficos de columnas en Excel

En nuestro caso vamos a seleccionar “Columnas agrupadas”, para graficar los datos de la columna "Total" que corresponde al importe que tenemos de cada producto.

Ya que seleccionamos toda nuestra tabla, se van a generar una gráfica con todos los datos.

Gráficos en hoja de Excel

Solo nos interesa mostrar la columna total, lo que tenemos que hacer para modificar los datos de la gráfica es dar click con el botón derecho sobre la gráfica y nos va a desplegar un menú.

En Excel puedes editar cada una de las partes de la gráfica, pero como nosotros queremos editar los datos con que se alimenta la gráfica, debemos dar click en la parte superior izquierda para que nos despliegue el menú correcto.

Cambio datos en gráfico de Excel

Damos click en la opción de Seleccionar datos… y nos va a desplegar la siguiente ventana.

Seleccionar origen de datos en Excel

Puedes ver que incluye toda nuestra tabla, lo que tienes que hacer es seleccionar los datos que te interesan, en este caso la columna total, por lo que quitamos los check de Precio Unitario y Cantidad y damos click en Aceptar.

Cambiar origen de datos en Excel

Nuestra gráfica se ha actualizado con los datos que necesitamos.

Gráfica en Excel

Así de fácil es hacer gráficas en Excel.

Espero que esta breve introducción te sirva para darte cuenta de todas las posibilidades en que podemos usar Excel, es por esto y muchas otras cosas que en las Empresas se utiliza en varias áreas.

Además, otra de las ventajas de Excel es que se cuenta con la aplicación Office para móviles y que esta disponible para Android y Iphone.

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