Cómo las tablas dinámicas me ayudan a organizar mi información fácilmente


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Continuando con la importancia de la toma de decisiones y la relevancia en el manejo de nuestra información, las tablas dinámicas es un tema que debemos abordar.

​Una tabla dinámica es una representación de los datos que queremos analizar y nos ayudará a organizar y manipular la información conforme a nuestro interés.

Pero... ¿cómo podemos hacer tablas dinámicas?

Con los pasos que a continuación enlistamos, aprenderemos a crear una tabla dinámica.

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Debemos disponer de una tabla de datos organizada como la siguiente, donde se encuentra la relación de ventas de un negocio, tales como la fecha, el nombre del vendedor y el importe correspondiente al total de las ventas.

 

Tablas Dinámicas 1

Es importante enfatizar en que cada columna tenga un nombre definido, de manera que, si la tabla llegara a tener mucho contenido, podamos identificar el tema o dato plasmado.

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A partir de esta tabla de datos, tenemos que seleccionar el rango de la información que queremos mostrar en la tabla dinámica

Tablas Dinámicas 2

En este caso seleccionamos el rango A1:C16

 

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Una vez que ya tenemos el rango seleccionado, nos vamos al menú Insertar y damos clic en la opción Tabla dinámica

Tablas Dinámicas 3

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Inmediatamente se desplegará una ventana llamada Crear tabla dinámica, la cual mostrará las siguientes tres secciones

Tablas Dinámicas 4

  •   Seleccione los datos que desea analizar
    De manera predeterminada se encuentra seleccionada la opción de “Seleccione una tabla o rango”, el mismo rango que habíamos seleccionado en la tabla de datos. Está también la opción “Utilice una fuente de datos externa”, la cual permite importar los datos de una fuente externa de Excel, puede ser una base de datos o un archivo (este tema se sale del contexto de este artículo, ya que lo que estamos viendo es básico, pero, por supuesto que haremos un artículo con técnicas más avanzadas para las tablas dinámicas).
  •  Elija dónde desea colocar el informe de la tabla dinámica.
    Referente a la ubicación de nuestra tabla, en esta sección se encuentra seleccionada la opción de “Nueva hoja de cálculo” pero también está la opción de seleccionar “Hoja de cálculo existente”, en esta ocasión escogeremos la primera opción.
  •  Elige si quieres analizar varias tablas.
    Excel maneja un modelo de datos que es como una Base de Datos en Excel y la usa para crear las tablas dinámicas.Solo lo puedes ver con un complemento en Excel que se llama Power Pivot, pero no te preocupes, por ahora no te distraigas en esto ya que en otro artículo lo vamos a ver en detalle.
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Una vez que ya tenemos seleccionadas las opciones deseadas, damos clic en el botón Aceptar y podremos observar que se agrega una nueva hoja de Excel

Tablas Dinámicas 5

Esta hoja está dividida en dos partes:

A la izquierda tenemos la posición en donde va a estar nuestra tabla dinámica.

A la derecha tenemos un área que muestra los campos de nuestra tabla, es decir los datos que tenemos y que nos permitirá agregar más en caso de así desearlo.

En nuestro ejemplo los campos que se muestran inicialmente son “Fecha”, “Vendedor” y “Ventas Totales”, estos campos son los que tenemos en la tabla que hicimos en la “Hoja1” y que podrán ser arrastrados hacia las áreas, que son los cuadros debajo que son Filtros, Columnas, Filas y Valores.

​Como podrás darte cuenta, en la parte de abajo tenemos cuatro opciones:

  •  Filtros:
    Te permite filtrar la tabla dependiendo del campo o campos que hayas arrastrado en esa área. Al agregar un campo a esta área, nos va a desplegar arriba de nuestra tabla un combo y va a tener los valores diferente de esa columna, de tal forma que podemos filtrar nuestra información, más adelante veremos esto.
  •  Columnas:
    Organiza la información por columnas. Al momento de colocar un campo de nuestros datos, nos va a mostrar en columnas los datos que tengamos en ese campo. En nuestro ejemplo, si colocamos los datos de vendedor en esta área nos muestra en columnas los vendedores que tendrían datos.
  •  Filas:
    Organiza la información por filas. Es como regularmente manejamos la información, el título de la columna y debajo todos nuestros datos.
  •  Valores:
    Son los valores de los campos, es la columna o columnas que nos interesan se muestren en nuestra tabla.

 

Pero veamos un ejemplo aplicando la tabla que tenemos.

Siguiendo nuestro ejemplo, vamos a suponer que queremos saber las ventas totales de Miguel en el mes de enero.

Para esto debemos seleccionar de nuestra tabla, el rango correspondiente que incluya todo el mes de enero (como lo explicamos en el paso 2).

Después al crear nuestra tabla dinámica, arrastramos el campo Vendedor al área de Filtros, el campo Fecha al área de Filas y el campo de Ventas Totales al área de Valores.

En este ejemplo el área Columnas permanece sin cambio. Nuestra tabla final queda así:

 

Tablas Dinámicas 6

 

Así podemos identificar en unos cuantos movimientos las ventas totales de Miguel durante el mes de enero.

Es importante notar que en cada movimiento que hacemos de los campos, la tabla de inmediato sufre cambios.

También con esta misma tabla podemos filtrar el campo de Vendedor (como podemos ver en la siguiente tabla).

Al dar clic en el ícono de filtro, podremos elegir la opción Todas o por vendedor.

Con un clic en el botón ACEPTAR, actualizamos la información de las ventas totales.

 

Tablas Dinámicas 7

 

Suponiendo que para este mismo ejemplo queremos mostrar la información todavía más agrupada, por lo que necesitaremos presentar los datos por meses...

Es fácil, si tu colocas el campo Fecha en Filas, vas ver que Excel agrega un campo Meses y la tabla te la va a agrupar por meses.

Y si tenemos nuestro filtro con el campo Vendedor podemos obtener los datos de cada vendedor agrupados por meses.

Tablas Dinámicas 8

 

Como te diste cuenta, las tablas dinámicas nos ayudan bastante para organizar nuestra información y más si en nuestras hojas manejamos muchos datos.

Si quieres obtener la hoja de Excel con este ejemplo, haz click aquí para descargarlo.

 



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