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Tutorial Tablas dinámicas en Excel ¿Qué son y para qué sirven?


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Las tablas dinámicas en Excel es una característica bastante útil, pero tienen un misterio ya que todos sabemos que existen, pero su uso es poco claro o confuso.

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 Si te preguntas…

¿Que son las tablas dinámicas en Excel?

Es una herramienta muy poderosa ya que podemos resumir, extraer y analizar nuestros datos sin necesidad de estarlos actualizando manualmente.

Imagina que tienes una serie de datos con información de ventas de varias sucursales y te piden que hagas una tabla de resumen, lo que harías es sacar los datos manualmente y sumar el total de ventas por sucursal y ponerlo en la nueva tabla, pero que pasaría si te llegan más datos, tendrías que actualizar otra vez los datos en la tabla de resumen.

Si te digo que eso lo puedes hacer de forma automática sin importar si agregas o borras datos, tu tabla se va a actualizar de forma automática.

Y puedes hacer más, puedes ir seleccionando por sucursal para ver solamente sus datos, algún mes en particular y todo esto de forma automática en unos cuantos clics.

Después de esta breve introducción ¿Puedes pensar cómo usarlas en tu trabajo o en los datos que deseas analizar con las tablas dinámicas?

Vamos a ver un tutorial práctico sobre como crear y usar las tablas dinámicas en Excel.

Veremos un ejemplo un poco más avanzado porque vamos a crear una tabla dinámica utilizando datos que están en varias hojas de Excel. Pero vamos a ir paso a paso.

¿Cómo hacer tablas dinámicas en Excel?

Lo primero que debes tener son los datos en Excel, para este tutorial vamos a usar una serie de datos de las ventas por vendedor.

Por lo que tenemos las siguientes hojas en Excel:

Hoja Ventas – En esta hoja tenemos los datos de las ventas por día y el vendedor que las realizó

Tablas Dinámicas paso 1

 

Hoja Vendedores – En esta hoja tenemos los datos de los vendedores.

Tablas Dinámicas paso 2

Vamos a definir nuestros objetivos de información que necesitamos:

  1. Obtener las ventas acumuladas por vendedor por mes
  2. Obtener las ventas acumuladas por sucursal por mes
  3. Ordenar la información de mayor a menor de las ventas de cada vendedor por mes

Para crear tablas dinámicas en Excel debemos tener en claro cual es el objetivo que queremos alcanzar, de esta forma nos va a hacer más sencillo saber que datos necesitamos.

Vamos a crear la tabla dinámica en una hoja nueva llamada Tabla Dinamica.

Desplegamos el menú de Insertar (1) y en seguida damos clic en Tabla Dinámica (2)

Tablas Dinámicas Paso 3

Nos va a aparecer la siguiente ventana

Tablas Dinámicas Paso 4

En esta ventana es donde vamos a seleccionar de donde se van a obtener los datos para crear la tabla dinámica.

La opción que dice “Seleccione una tabla o rango” es donde vamos a seleccionar los datos que va a incluir nuestra tabla.

Para esto, hacemos clic en la flecha después de Tabla o rango (1):

Tablas Dinámicas Paso 5

Al presionar el botón nos muestra la siguiente ventana

Tablas Dinámicas Paso 6

Esto nos indica que Excel ya esta listo para capturar el rango en donde están nuestros datos.

Con esa ventana, nos vamos a la hoja de Ventas y nos muestra en el texto lo siguiente:

Tablas Dinámicas Paso 8

El texto Ventas!, nos indica que estamos en la hoja Ventas y es ahí donde se van a obtener los datos. Para esto debemos seleccionar todos los datos, puedes teclearlo o puedes seleccionar todos los datos con el mouse.

Importante: Debes seleccionar con todo y nombre de columnas.

De tal forma que dentro de la ventana de la tabla dinámica nos queda así:

Tablas Dinámicas Paso 9

Ventas!$A$2:$C$142

Esta instrucción le dice a Excel que va a tomar los datos de la hoja Ventas y el rango va a ser de la celda A2 hasta la celda C142.

Hey, notaste los signos $, ¿Sabes para que sirven?

Bueno, no quiero hacer extensa la explicación, pero te puedo decir que es para que Excel siempre mantenga fijo ese rango, es decir, aunque la tabla dinámica se mueva de lugar, siempre se van a tomar los datos de ese rango.

Si quieres una explicación más extensa del signo de $, puedes visitar esta página.

https://exceltotal.com/simbolo-formula-excel/

Después de seleccionar nuestro rango nos ponemos en la ventana donde nos muestra el rango y presionamos Enter.

Tablas Dinámicas Paso 10

Al dar Enter nos muestra la misma ventana anterior y puedes observar que en el campo Tabla o rango, ya se encuentra de donde va a tomar los datos.

Tablas Dinámicas Paso 11

Y solo nos falta hacer clic en Aceptar.

Nos regresa a la hoja donde tenemos nuestra tabla dinámica y nos muestra los datos de esta manera:

Tablas Dinámicas Paso 12

En la parte de las celdas, vas a observar una gráfica en donde nos indica donde va a estar nuestra tabla y del lado derecho observas una seria de cuadros, vamos a ver que significa cada uno.

Tablas Dinámicas Paso 13

El cuadro 1 Campos de la tabla dinámica.

Aquí nos muestra las columnas que tienen nuestros datos, ¿Ya observaste porque es importante incluir los nombres de las columnas?

Podemos seleccionar las columnas que queremos en nuestra tabla dinámica. Excel va a tratar de acomodar las columnas de acuerdo a los datos que trae, pero a veces no queda como la necesitamos y es por eso que necesitamos saber para que sirven los otros cuadros.

El cuadro 2 Filtros.

En este cuadro van a ir las columnas por las que queremos filtrar, regularmente van campos de fechas o algún campo en donde nos interese ver el detalle o más información.

El cuadro 3 Columnas.

Excel agrega este campo para indicar los valores de las columnas que vamos a agregar. También podemos agregar columnas con los datos que nos interesan, esto lo vamos a ver en el ejemplo.

El cuadro 4 Filas.

Van a estar los datos de los que queremos conocer sus valores, aquí van columnas como Nombre de productos, sucursales, vendedores, etc. Son los campos que nos describen o nos ayudan identificar los datos.

El cuadro 5 Valores.

Regularmente Excel agrega estos campos como sumatoria y que corresponden a los valores de las columnas.

Para incluir los valores en nuestra tabla, basta con que seleccionemos los campos que queremos en el cuadro 1, en este caso, voy a seleccionar todas los campos y Excel nos deja nuestra tabla dinámica de la siguiente forma:

Tablas Dinámicas Paso 14

Excel hizo unos movimientos interesantes…

Anteriormente teníamos solo 3 campos Fecha, Vendedor y Ventas.

Al seleccionar el campo Fecha, Excel agregó un campo llamado Meses y esto lo hizo para poder agrupar en la tabla dinámica los valores por mes.

Excel creo 3 columnas:

  • Etiqueta de filas
  • Suma de Vendedor
  • Suma de Ventas

Columna 1 - Etiqueta de filas.

Observas que hay un combo, si le das clic a la flecha te va a desplegar una ventana nueva.

Tablas Dinámicas Paso 15

Este cuadro nos sirve para poder filtrar los datos de nuestra tabla, podemos seleccionar el mes o meses que queremos información o aplicar filtros de fechas específicos como los últimos 30 días, ultima semana y muchas más.

Columna 2 - Suma de Vendedor.

Para nosotros no tiene sentido esta columna, lo que hizo es sumar los vendedores, esto es porque Excel detectó que es una columna numérica y nos suma los valores.

En esta columna nosotros tenemos el número de vendedor por lo que no hace sentido esta columna, pero más adelante vamos a cambiar esta información a un lugar que haga más sentido.

Columna 3 – Suma de Ventas.

Este dato si nos interesa, ya que es la suma de todas las ventas por mes de todas nuestras sucursales, por lo que es una información muy importante.

Como lo comentamos anteriormente, a veces Excel no nos deja la tabla dinámica con la información que necesitamos como es el caso de la columna Suma de Vendedor

Necesitamos conocer las ventas que ha hecho cada vendedor, ¿recuerdas que cuadro es el que necesitamos para que nos muestre los datos que necesitamos?

Así es, el cuadro de Filas, es en donde necesitamos al vendedor.

¿Qué vamos a hacer?, mover el dato Suma de Vendedor al cuadro de Filas, de la siguiente manera:

Tablas Dinámicas Paso 16

Con el mouse, arrastramos el cuadro Suma de Vendedores hacia el cuadro Filas.

Observa como Excel ya quito las palabras Suma de y solo dejo Vendedores. Aparentemente solo quito la columna, pero no se ve en ningún lado, observa bien la primera columna.

El símbolo + nos indica que hay más datos por desplegar, vamos a hacer clic en enero y nos despliega la siguiente información.

Tablas Dinámicas Paso 17

Se va a desplegar los datos en detalle para el mes de enero.

Se visualizan los datos en el siguiente orden:

  • Mes – Nos da el total de ventas en el mes
  • Fecha – Nos da el total de ventas en el día
  • Vendedor – Nos muestra el número de vendedor y el total de ventas que hizo en ese día

¿Notaste el orden de los datos?, Es el que esta definido en el cuadro de la derecha que dice Filas, observa que es el mismo orden Meses, Fecha y vendedor.

Como imaginarás el orden de los datos los podemos mover mediante el cuadro Filas. Supongamos que queremos desglosar las ventas de los vendedores por día, como lo tenemos actualmente, se nos haría un poco complicado verlo porque la información nos muestra primero el día y luego el vendedor.

Vamos a hacer un pequeño cambio en el cuadro de Filas, solamente arrastramos el cuadro Vendedor hacia arriba y la información nos queda así:

Tablas Dinámicas Paso 18

La información ha cambiado, el orden de la información es:

  • Meses
  • Vendedor
  • Fecha

Ahora la agrupación la esta haciendo por el vendedor y nos muestra por día cuanto ha vendido en ese mes, ya que nuestro objetivo era precisamente esto, con este cambio es mucho más sencillo ver esos datos.

Como esta actualmente nuestra tabla, nos muestra toda la información de todos los vendedores, pero que pasa si necesitamos tener los valores de un 1 o 2 vendedores solamente, necesitamos filtrar los datos.

¿Cómo filtrar los datos de una tabla dinámica en Excel?

Existen 2 formas de hacer esto:

  • Filtrar por la información que queremos desplegar
  • Filtrar mediante un campo para seleccionar los datos que necesitamos

 

Filtrar por la información que queremos desplegar

La primera opción, se usa cuando queremos la información fija y no nos interesa los demás valores.

Para esto debemos de poner atención en los campos de la tabla, están al lado derecho y es el primer cuadro, si pasamos el mouse por encima observamos que se resalta el campo y a la derecha aparece una flecha hacia abajo.

Tablas Dinámicas Paso 19

Al dar clic en esa flechita, nos va a desplegar el siguiente menú.

Tablas Dinámicas Paso 20

Este menú nos sirve para filtrar los datos que queremos que aparezcan en nuestra tabla dinámica, puedes seleccionar mas de una opción y solo va a presentar los datos que correspondan a esa selección.

En este caso vamos a seleccionar el Vendedor 6 y damos clic en ACEPTAR.

La tabla dinámica se va a actualizar y nos va a presentar la información

Tablas Dinámicas Paso 21

Observas el embudo que apareció al lado derecho del campo Vendedor, esto nos indica que para ese campo aplicamos un filtro, de esta manera es muy fácil saber que campos usamos para presentar la información.

Esta opción es muy optima cuando ya sabemos que datos son los que queremos presentar, si vamos a cambiar los filtros, solamente tenemos que hacer lo que hicimos anteriormente y nuestra tabla dinámica se va a actualizar.

Hay otra manera de filtrar los datos, más amigable y sirve más como presentación y en lo personal, es la forma que más me gusta.

Filtrar mediante un campo para seleccionar los datos que necesitamos.

Vamos a regresar a nuestra tabla dinámica original, es decir, sin ningún filtro.

En los cuadros de la derecha en la parte de Filas Tenemos Meses-Vendedores-Fecha,

Tablas Dinámicas Paso 22

Vamos a mover la Fila Vendedor hacia el cuadro de Filtros.

Tablas Dinámicas Paso 23

Nuestra tabla dinámica se modifica, pero se agrega un nuevo renglón que se llama Vendedor y a continuación esta un combo que dice (Todas).

Esto es porque el mover la Fila Vendedor al cuadro de Filtros, Excel entiende que queremos filtrar por ese campo y nos agrega un combo para seleccionar al vendedor o vendedores que queremos ver la información.

Vamos a dar clic al botón del combo donde dice (Todas) y nos va a desplegar el siguiente menú:

Tablas Dinámicas Paso 24

En este menú, podemos seleccionar al vendedor o vendedores que necesitamos, supongamos que queremos ver al Vendedor 6, lo seleccionamos y damos clic en ACEPTAR.

Tablas Dinámicas Paso 25

Nuestra tabla dinámica ya se actualizó con la información del vendedor 6. Esto es muy útil cuando estás haciendo una presentación o simplemente que necesitas sacar datos de uno o varios valores.

Imagina que pasas este Excel a tu jefe o profesor o vas a hacer una presentación para El, va a ser muy fácil mostrarle la información detallada de cada valor y esto te va a ayudar a verte más profesional.

Hasta aquí vimos como hacer una tabla dinámica en Excel desde una sola hoja o fuente de datos y todo lo que puedes hacer para presentar la información que necesitas.

Espero que te haya servido este tutorial para un entendimiento más profundo de las tablas dinámicas.

………

Espera. Te prometí que íbamos a ir más allá de un simple tutorial, ¿Te parece si hacemos operaciones un poco más complejas que se salga de lo sencillo?

Vamos a empezar, te has preguntado ¿qué pasaría si agregaras más datos a la hoja Ventas?

Cuando creamos nuestra tabla dinámica recuerdas que pusimos un rango de datos para tomar la información.

Ventas!$A$2:$C$142

Este es el rango que pusimos que va desde la celda A2 a la C142, esto indica que, si ponemos un dato en la A143, nuestra tabla no se va a actualizar

Podemos estar actualizando nuestro rango para que la tabla dinámica tome los valores, pero esto puede ser algo tedioso.

La forma en que podemos hacer esto, es decir, agregar datos y que la tabla lo tome de forme automática es convertir nuestros valores en una tabla de Excel.

Una tabla es diferente a una tabla dinámica, una tabla en Excel, nos ayuda a organizar, administrar y analizar un conjunto de datos, también nos sirve para definir datos por nombre.

Primero debemos de convertir nuestros datos de Ventas en una tabla.

Tablas Dinámicas Paso 26

Vamos a ver los pasos que tenemos que hacer para convertir a una tabla.

 1. Dentro del menú insertar, damos clic a Tabla

Tablas Dinámicas Paso 27

 2. Nos va a presentar una ventana en donde regularmente Excel detecta el rango en donde están los datos, revisa y si corresponde al rango de los datos dejarlo sin cambios.

Tablas Dinámicas Paso 28

 3. En este caso nuestra tabla si tiene encabezados, por lo que debemos dejar el check para indicar que si hay encabezados y el rango es correcto por lo que solo damos clic en Aceptar.

Tablas Dinámicas Paso 29

Nuestros datos ya están en una tabla de Excel, y por eso ya se le aplico un formato de colores y con esto sabemos que hicimos todo correcto.

Este conjunto de datos se puede dar un nombre para identificarlo mejor y tener nuestra información más organizada, si notas en la parte de arriba dice nombre de la tabla: Tabla 1.

Este nombre lo podemos cambiar y ponerle el que mas nos haga sentido, en este caso le vamos a poner TablaVentas (debe estar sin espacios).

Tablas Dinámicas Paso 30

Si quieres saber más de las tablas en Excel visita la siguiente página de Microsoft

https://support.microsoft.com/es-es/office/descripci%C3%B3n-general-de-las-tablas-de-excel-7ab0bb7d-3a9e-4b56-a3c9-6c94334e492c

Ya que hicimos una tabla en Excel, vamos a actualizar nuestra tabla dinámica para ya no preocuparnos por actualizar los rangos de la tabla cada vez que agregamos datos.

Para esto nos vamos a la hoja de Tabla Dinamica.

Tablas Dinámicas Paso 31

Primero hay que mover el cursor dentro de la tabla y se va a presentar un nuevo menú, Herramientas de tabla dinámica.

Damos clic en Analizar y después en Cambiar Origen de Datos

Tablas Dinámicas Paso 32

Nos va a presentar una ventana para seleccionar el rango de datos, actualmente esta el rango que habíamos puesto, es decir, Ventas!$A$2:$C$142

Tablas Dinámicas Paso 33

Ya notaste que en la selección dice: Seleccione una tabla o rango

Esto es porque ya Excel esta preparado para tratar con tablas, entonces solo nos queda actualizar el rango.

Para poner una tabla como origen de datos debemos poner:

TablaVentas

Este es el nombre que le pusimos a nuestra tabla de ventas. Damos clic en ACEPTAR

Tablas Dinámicas Paso 34

Y es todo, vas a ver la tabla dinámica sin cambios, pero esto se debe a que esta tomando los mismos datos, pero en esta ocasión si agregas datos a la tabla de ventas, la tabla se va a actualizar con los nuevos datos.

Hasta aquí tenemos nuestra tabla dinámica que obtiene los datos de una tabla de Excel.

Pero el dato Vendedor no nos dice mucho, solo nos dice el número del vendedor, pero y ¿si queremos conocer el nombre del Vendedor o si queremos saber las ventas por sucursal?

Recuerdas que tenemos otra hoja que es Vendedores y es donde tenemos el nombre del vendedor y a que sucursal pertenece.

Lo que tenemos que hacer es indicar a nuestra tabla dinámica que vamos a tomar 2 fuentes de datos.

¿Cómo combinar datos de varias hojas en una tabla dinámica?

Lo primero que hay que hacer es ir a nuestra hoja Vendedores.

Tablas Dinámicas Paso 35

A continuación, vamos a hacer nuestros datos en formato de tabla.

¿Recuerdas cómo hacer una tabla?

Tablas Dinámicas Paso 36

  1. Seleccionamos los datos de nuestro rango
  2. Seleccionamos el menú Insertar
  3. Clic en el icono de Tabla

En seguida, nos va a presentar una ventana con los datos del rango que seleccionamos

Tablas Dinámicas Paso 37

Verificamos que si este todo el rango de nuestros datos y recuerda que hay que agregar con todo y encabezados y poner el check de La tabla tiene encabezados. Después damos clic en Aceptar.

Tablas Dinámicas Paso 38

Ya esta creada la tabla y solo falta poner el nombre TablaVendedores.

Después de esto ya estamos listos para modificar nuestra tabla dinámica.

Regresamos a nuestra hoja Tabla Dinamica.

Tablas Dinámicas Paso 39

Del lado derecho tenemos una opción que nos dice Más tablas, esto nos sirve para agregar mas fuentes de datos a la tabla dinámica, por lo que damos clic en esa opción

Nos va a presentar un aviso de que la tabla se necesita recrear para obtener los datos del modelo de datos y esto en un momento lo explicamos.

Tablas Dinámicas Paso 40

El modelo de datos es un repositorio que usa Excel para guardar datos de varias tablas y en este caso la necesita volver a crear para obtener los datos desde el modelo de datos.

Como se va a crear de nuevo la tabla, no se va a mantener lo que habíamos hecho, por lo que al dar Sí, nos deja la tabla dinámica así:

Tablas Dinámicas Paso 41

En esta tabla, del lado derecho ya están las dos tablas que tenemos tanto en la hoja Ventas como en Vendedores y nos añadió los campos de Vendedor (número de vendedor), la fecha y las ventas.

Si expandimos las tablas TablaVendedor y TablaVentas para ver sus campos.

Tablas Dinámicas Paso 42

Solo los campos de la TablaVentas son los que se agregaron, para poder usar los campos de la tabla vendedores lo primero que tenemos que hacer es relacionar estas tablas.

Tenemos que encontrar un campo que tengan en común las 2 tablas y en este caso el campo es Vendedor, por lo que es necesario ligar estas 2 tablas por ese campo.

Para esto, ponemos el cursor dentro de nuestra tabla dinámica y en el menú seleccionamos Analizar y posteriormente hacemos clic en Relaciones.

Tablas Dinámicas Paso 43

Nos va a mostrar una ventana en donde debemos poner las tablas que tenemos

Tablas Dinámicas Paso 44

Aquí vamos a agregar todas las tablas que tengamos, para hacer esto damos clic en Nuevo,

Tablas Dinámicas Paso 45

Nos presenta la pantalla para seleccionar la tabla y los campos para relacionarlos.

Para nuestro caso seleccionamos TablaVendedores con el campo Vendedor y TablaVentas con el campo Vendedor y damos clic en Aceptar.

Tablas Dinámicas Paso 46

Listo, aquí nos muestra que nuestras tablas ya están relacionadas y listas para usarse.

Lo único que hay que hacer es seleccionar los campos que queremos presentar de estas dos tablas.

Tablas Dinámicas Paso 47

Si observamos la pantalla ya no tenemos la agrupación por mes que teníamos antes, esto es porque se volvió a crear la tabla dinámica.

Para volver a tenerlo, solo debes de quitar y agregar el campo Fecha, para esto solo quita el check que tiene el campo fecha y vuélvelo a poner, te debe dejar tu hoja de la siguiente manera:

Tablas Dinámicas Paso 48

Al volverlos a agregar, lo va a colocar en el cuadro Columnas, como puedes observar, la tabla tiene los meses como columnas por cada vendedor, si deseas que los meses aparezcan como filas que es como lo teníamos solo es mover las columnas a las filas.

Tablas Dinámicas Paso 49

Y listo, ya tenemos nuestra tabla como lo teníamos, pero todavía los vendedores se ven por número.

Vamos a hacer los ajustes necesarios para acomodar nuestra tabla.

Tablas Dinámicas Paso 50

Para desplegar el nombre del vendedor, solo hay que seleccionar de la TablaVendedores el campo Nombre, esto se hace, haciendo check en el campo Nombre.

Tablas Dinámicas Paso 51

Mover el campo Nombre al principio del cuadro de Filas y con esto nuestra tabla se actualiza mostrando el nombre del vendedor, pero todavía tenemos el número del vendedor que no nos interesa, por lo que vamos a eliminarlo.

Para eliminarlo hay que seguir estos pasos.

Tablas Dinámicas Paso 52

En la flecha que esta a la derecha del campo Vendedor, hacemos clic y nos despliega el menú y seleccionamos Quitar Campo.

Tablas Dinámicas Paso 53

Y nuestra tabla dinámica ya nos muestra los datos que necesitamos, el nombre del vendedor y sus ventas mensuales.

Como puedes observar las tablas dinámicas en EXCEL es una herramienta muy poderosa que nos ayuda a organizar la información y nos puede facilitar la realización de informes para presentar ante los directivos.

¿Ya tienes ideas en donde lo vas a aplicar?

Si quieres profundizar en tablas dinámicas, déjanos un mensaje o mándanos un correo y con gusto lo haremos.

Espero que te haya servido y ayudado para mejorar tus conocimientos en Excel.



18 Comentarios

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