5 usos poco conocidos de las hojas de cálculo en las empresas

Como ya mencionamos en entradas anteriores, la mayor parte de nosotros no conocemos a fondo todas las utilidades que Microsoft Excel nos ofrece.

Y un gran porcentaje de nosotros desaprovecha las fórmulas y funciones que Excel 2010  pone a nuestra disposición.  

Una situación muy común y que evita que te ahorres muchísimo tiempo, que podrías emplear en  algún pasatiempo o en una corta pausa en la rutina de trabajo.

Para crear un nuevo libro hacemos clic en ARCHIVO> NUEVO y ahí hacemos clic en LIBRO EN BLANCO.

Para introducir los datos hacemos clic en alguna de las celdas vacías, generalmente elegiremos la celda A1.

En la celda de nuestra elección escribimos el texto o número que usaremos, cuando hemos terminado de utilizar la celda, simplemente presionamos ENTER o TAB para pasar a la siguiente celda.

En entradas posteriores, explicaremos con más detalle cómo manejar de una manera más eficiente la introducción de varios datos a la vez, en varias celdas o en más de una hoja de manera simultánea, por lo que es importante que estés pendiente de las nuevas entradas.

Ahora que tienes tu nueva hoja posiblemente te preguntes:

• ¿Qué puedo hacer con este archivo?
• ¿De qué me sirve saber utilizar Excel?

Por lo que saldremos un poco de la dinámica de las entradas previas y te contaremos sobre algunos de las aplicaciones menos conocidas para empresas como son las tablas dinámicas o gráficos dinámicos, solver, macros, importar y exportar, además de otros que te convencerán de la importancia de saber usar Microsoft Excel.

Y como ya es costumbre en este blog, empezaremos por lo más sencillo, en este caso con Importar y Exportar.

¿Alguna vez te han entregado datos que necesitas analizar en un archivo .doc o .txt y te has dado al dolor de copiar y pegar cada uno de los datos que necesitas en tu hoja de cálculo?

Perdiendo mucho tiempo en el proceso. Esto no te sucederá nuevamente, si sigues los sencillos pasos que te presentamos a continuación.

Existen dos maneras de importar datos en los archivos de Office Excel, ya sea abriéndolos con el programa o importándolos como un rango de datos externos, es decir como un rango que se va a incorporar a la hoja de cálculo pero que tuvo su origen fuera de Excel.

Para importar un archivo de texto abriéndolo con Excel, nos colocamos en la pestaña ARCHIVO, damos clic en ABRIR.

En la lista que se despliega seleccionamos ABRIR TEXTO, buscamos el archivo de texto que queremos abrir y lo seleccionamos con doble clic.

Cuando el archivo es un .txt, Excel de manera automática va a iniciar el Asistente para importación de textos. Hacemos clic en el signo ? en caso de que necesitemos más información sobre el uso de dicho asistente. Cuando el Asistente termine de realizar los pasos, haga clic en FINALIZAR para completar la importación.

También podemos importar un archivo de texto por medio de una conexión con el mismo, o lo que es lo mismo podemos introducirlos como un rango de datos externos.

Lo que podemos realizar de la siguiente manera, hacemos clic en la celda en la que deseamos colocar los datos del archivo de texto, hacemos clic en DATOS, grupo OBTENER DATOS EXTERNOS, hacemos clic en DESDE TEXTO.

Buscamos el archivo de texto que queremos importar y hacemos doble clic sobre él. Nuevamente se iniciará el Asistente para la importación de textos. Seguimos los pasos y hacemos clic en Finalizar para dar por terminada la operación.

A continuación, en el cuadro de diálogo de IMPORTAR DATOS, realizamos los siguientes pasos:

Hacemos clic en PROPIEDADES.

Establecemos el formato y diseño que necesitamos para los datos importados.

En la opción ¿DÓNDE DESEA SITUAR LOS DATOS?

Hacemos clic en HOJA DE CÁLCULO EXISTENTE o si los necesitamos en una nueva hoja de cálculo en HOJA DE CÁLCULO NUEVA. Con lo que terminamos la importación.

Adicionalmente, podemos convertir una hoja de cálculo en un archivo de texto, por medio de la exportación de datos a un archivo de texto. Esto lo podemos lograr de la siguiente manera, hacemos clic en ARCHIVO y luego en GUARDAR COMO.

 En el cuadro de diálogo de Guardar escoja el formato de archivo de texto (delimitado por tabulaciones).

Buscamos la ubicación en la que necesitamos guardar el archivo y hacemos clic en GUARDAR.

Cuando aparezca el cuadro que indica que solo la hoja de cálculo actual se va a guardar en el nuevo texto, hacemos clic en ACEPTAR.

A continuación, aparecerá un mensaje que nos puede preocupar un poco, indicándonos que la hoja de cálculo puede contener características no compatibles con los formatos de archivo de texto. En caso de que estemos interesados en guardar los datos de la hoja en el archivo de texto, hacemos clic en SI.

Debemos tener en cuenta que el Excel solo exportará el texto y en ningún caso exportará imágenes, gráficos, tablas ni formatos.

En caso de no estar seguros, en la siguiente entrada te contaremos las opciones que tienes para guardar el libro con otros formatos de archivo.

Y en donde te contaremos más sobre los otros usos prácticos de Microsoft Excel.