Aplica filtros en Excel avanzados

En la entrada anterior realizamos una breve introducción a las opciones básicas de filtrado, por lo que en esta abordaremos otros tipos de filtros que estamos seguros te van a sacar de muchos problemas.

Empecemos por lo básico y como siempre, en entradas subsecuentes te iremos mostrando funciones y métodos cada vez más complejas, que resolverán cualquier problema que pudieras tener al usar Microsoft Excel.

¿Cómo filtrar varias columnas?

Si necesitamos realizar una búsqueda mucho más específica o minuciosa, podemos realizar una segmentación más grande de los datos a través de filtros en varias columnas.

En el ejemplo de nuestra entrada anterior habíamos puesto un filtro para las ventas de JUAN SÁNCHEZ pero es posible que en nuestra tabla exista otra columna que indique la sucursal de la empresa en la que se realizó la venta, y nosotros necesitamos saber sobre sus ventas en Zona Rosa y Masaryk, entonces nos vamos a la columna de Sucursales y con la opción de filtro habilitada, seleccionamos dichas sucursales.

Cuando aceptemos los cambios, la hoja de Excel nos mostrará solamente las filas que cumplen con el criterio de Zona Rosa y Masaryk.

Y como te mostrábamos en el ejemplo anterior las flechas de la columna se cambiarán al símbolo de filtro para recordarnos que tenemos activo un filtro en cada columna.

Así que, con esa opción podemos crear tantos filtros como columnas tengamos, decidiremos que tan segmentada queremos la información sobre Juan Sánchez.

¿Cómo se usan los filtros de texto?

Cuando en una columna se detectan datos presentados en forma de texto, se mostrará una opción de menú llamada FILTROS DE TEXTO.

Cuando seleccionemos FILTROS DE TEXTO, se desplegará un cuadro de diálogo en el que podremos configurar los criterios que están disponibles. Por ejemplo, podemos seleccionar TERMINA CON…, y se mostrará el siguiente cuadro.

Si ahí colocamos “ma” en el cuadro de texto que está junto a la opción TERMINA CON…, Excel nos mostrará en la columna que seleccionamos los textos que terminen con “ma”.

¿Cómo se usan los filtros de número?

Este proceso es muy parecido al paso anterior, cuando en una columna se detectan datos numéricos Excel nos presenta una opción al momento de realizar el FILTRO, llamada FILTROS DE NÚMERO, que aprenderemos a usar a continuación.

Cuando seleccionemos FILTROS DE NÚMERO, se desplegará un cuadro de diálogo en el que Microsoft Excel nos permitirá utilizar los filtros de número para mostrar valores que sean mayores o iguales que otro, los que son superiores al promedio, menores, etcétera.

¿Cómo usar los filtros de fechas y horas?

Para este tipo de dato Excel nos ofrece una gran cantidad de opciones para realizar el filtrado, como lo muestra la siguiente imagen.

Y Excel nos permitirá filtrar nuestras fechas u horas.

Es importante mencionar que de manera predeterminada, todas las fechas se agrupan por jerarquías de años, meses y días.

Así que el activar o desactivar un nivel superior de manera automática le aplica los cambios a las fechas debajo de dicho nivel.

Por ejemplo, al seleccionar 2010, los meses se enumeran bajo 2010 y los días se enumeran bajo cada mes.

¿Cómo se usan los filtros por colores?

Una de las opciones más interesantes que Excel nos ofrece en un nivel básico, es el filtrado por colores, pero es importante mencionar que esta opción sólo está disponible si las celdas cuentan con un color de relleno.

El color de relleno se puede modificar con herramientas de formato o con una regla de formato condicional (muy pronto te enseñaremos como hacer eso, no te pierdas las siguientes entradas).

Cuando las celdas tienen color de relleno, al hacer clic en el filtro de la columna que cuenta con los colores, Excel nos mostrará la opción de FILTRAR POR COLOR y dentro de ella podremos elegir el color que necesitas.

Seleccionamos el color que queremos filtrar - Imagen 10

Filtra por el color que seleccionamos

Como te habrás dado cuenta, esta ha sido una introducción muy breve, pero en las entradas siguientes te vamos a explicar cómo aplicar criterios a tus filtros de números, fechas y textos para de esa manera optimizar tus búsquedas y por supuesto, como siempre, ahorrarte mucho tiempo y trabajo.

Adicionalmente empezaremos a hablar sobre los muy buscados filtros avanzados y explicaremos a fondo cómo usar todas las opciones en filtros. No te los pierdas.