3 Consejos para manejar datos en Excel 2010


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1.- Corregir datos en múltiples celdas.

Hay veces que tenemos una lista  y queremos corregir los datos de varias celdas y regularmente nos vamos celda por celda modificando el dato. En Excel hay una forma para modificar los datos rápidamente de diferentes celdas. Supongamos que tenemos una lista de nombres y queremos cambiar el nombre de Juan por el de Armando. Hay que hacer los siguientes pasos para cambiar una sola vez todos los datos:

  • Seleccionamos las celdas que contienen el nombre de Juan (Para celdas continuas se presiona la techa Shift y se seleccionan las celdas, en caso de que no estén continuas se presiona la tecla Ctrl y se selecciona las celdas que queremos cambiar)

 

  • Escribimos el nuevo nombre que para este ejemplo es Armando y presionamos Ctrl-Enter y se modifica el dato de las celdas que seleccionamos.

  

2.- Validación de datos.

En muchas ocasiones cuando tenemos una hoja de Excel y otras personas tienen que introducir valores, hay celdas en donde  tiene que ir un determinado tipo o rango de dato. Excel nos permite validar celdas para que solo acepte ciertos tipos de datos o valores y esto nos ayuda para disminuir la cantidad de errores cuando se llena la hoja de cálculo. Para validar lo que se escriba en las celdas hay que hacer lo siguiente:

  • Seleccionamos la celda o rango de celdas en donde queremos hacer la validación.
  • Dentro del menu en la pestaña Datos, seleccionamos Validación de Datos

 

  • En Configuración en el combo Permitir seleccionamos Decimal. En el combo de Datos seleccionamos Entre y para este ejemplo estas celdas solo aceptan valores de 0 a 100,000.

 

  • En Mensaje de Entrada, Seleccionamos "Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda" y ponemos un título y descripción del mensaje. Es importante que pongas un Mensaje ya que de otra forma no va a aparecer cuando se selecciona la celda, el título es opcional.

 

  • En Mensaje de error, seleccionamos "Mostrar mensaje de error si se introducen datos no válidos" y en el combo de Estilo seleccionamos Detener para obligar que se capture un dato valido. Igualmente debemos escribir un Mensaje de error para mostrar al usuario y el título es opcional.

 

  • Presionamos Aceptar y las celdas que seleccionamos van a mostrar el mensaje que configuramos en Mensajes de Entrada.
  • Si se introduce un valor erróneo se va a mostrar un aviso de error con el mensaje que configuramos en Alerta de error.

 

 3.- Consolidación de Datos.

Muchas veces tenemos en un libro de Excel varias hojas de cálculo y en ellas podemos tener totales o datos que quisiéramos tener en una hoja, es decir datos de varias hojas consolidadas en una hoja por separado. Para hacer esto supongamos que tenemos un libro de Excel con 3 hojas que corresponden a las ventas semanales de los meses de Marzo a Mayo, estas 3 hojas las queremos consolidar en la hoja que se llama Totales. Para realizar la consolidación hacemos los siguientes pasos:

  • Seleccionamos la hoja Totales y hacemos click en la celda donde queramos nuestra tabla de consolidado.

 

  • Seleccionamos la pestaña de Datos del menu de Excel y damos click al botón Consolidar.

  • Aparece el cuadro de diálogo Consolidar, hacemos click en el botón del cuadro de texto que dice Referencia y seleccionamos la hoja que dice Marzo y a continuación seleccionamos todos los datos de esta hoja, en referencia nos va a aparecer la selección que hicimos en la hoja de Marzo y damos click en Agregar.

  • Después volvemos a seleccionar el texto Referencia, borramos el contenido y seleccionamos la hoja Abril y volvemos a seleccionar todos los datos de esa hoja y hacemos click en Agregar y para Mayo hacemos la misma operación de tal forma que tengamos los 3 rangos seleccionados.

  • En la sección de "Usar rótulos en", seleccionamos las dos casillas para que nos muestre el titulo de las columnas y el de las filas.
  • Como TIP: El nombre de las hojas de cálculo les agregamos un número 1Marzo, 2Abril, 3Mayo. Esto es porque cuando agregamos los rangos los ordena por orden alfabético y cuando se despliega la tabla consolidada, las columnas aparecen en el orden como este el rango que seleccionamos de las hojas.

 

  • Después de seleccionar los 3 rangos hacemos click en Aceptar y tendremos en nuestra hoja de Totales, los datos consolidados de las 3 hojas.

 

   Espero que estos consejos te ayuden. ¿ Ya conocías estos trucos ?, ¿ Te fueron útiles ?. Déjame tus comentarios.



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