Excel en el ámbito empresarial

Excel es una aplicación creada, desarrollada, difundida y distribuida por Microsoft. Se encuentra incluida dentro de un paquete mucho más amplio y completo denominado Microsoft Office que incluye, entre otros programas, un procesador de textos y una base de datos.

En concreto, y según la versión, dispone de las siguientes aplicaciones: Access, Info Path, Outlook, PowerPoint, Publisher, Word, OneNote, Lync, Project y Visio.

Estas aplicaciones están disponibles en formatos adecuados al hogar y a la empresa. Para pequeñas empresas (de 1 a 10 empleados) Microsoft ha lanzado “Office 365 Pequeña Empresa Premium” y para medianas empresas (de 10 a 250 empleados), “Office 365 Mediana Empresa”.

Ambos paquetes están totalmente actualizados, siendo de gran versatilidad y asequibles desde cualquier dispositivo móvil. En realidad, el paquete de Office es de suma utilidad en multitud de ámbitos, no solo empresariales sino comerciales, educativos, industriales, etc.

Puede instalarse Excel en un ordenador o Mac, o si el comercial o ejecutivo se encuentra de viaje, también puede instalar y utilizar esta aplicación en su tablet, iphone o smartphone. Incluso está disponible también en la web dentro de Office Online. Como puede apreciarse, son muchas las facilidades que Microsoft ofrece con respecto a Excel.

Se suele hacer referencia a Excel con la expresión “hoja de cálculo”, pero esta aplicación va mucho más allá, proporcionándonos un gran abanico de posibilidades y servicios, de tal modo que, en la actualidad, es casi inconcebible una empresa moderna y competitiva sin Excel.

Como lo habíamos mencionado en el artículo anterior, la plantilla base consta de una serie de celdas. Cada una de ellas se localiza por la situación de la abscisa y ordenada correspondiente. Esto puede sonar a algo fijo o estático. Nada más alejado de la realidad, pues resulta ser un programa dinámico y de gran plasticidad pudiéndose manipular y personalizar las celdas según el gusto o la necesidad del usuario. Al admitir datos numéricos o alfabéticos, así como fórmulas, las posibilidades de aplicación se amplían de forma extraordinaria como veremos. También crea gráficos, tablas, tablas dinámicas y bases de datos. Por último, cada archivo de Excel constituye un libro divisible en una o varias hojas.

En el departamento de Administración facilita la contabilidad y se convierte en una herramienta imprescindible, de tal modo que el personal ha de saber manejarla ágilmente.

Simplifica, por ejemplo, la expedición y almacenamiento de facturas. En efecto, una vez creada la plantilla con las fórmulas pertinentes, solo hay que incluir los datos que corresponden a cada venta y el programa hará los cálculos y dará los resultados numéricos oportunos.

Todo de forma rápida, segura y eficaz. Con respecto a la agenda de clientes y proveedores, gracias a esta herramienta, el personal de Administración dispone de los recursos necesarios para su gestión, almacenamiento y consulta. Lo mismo ocurre en el caso de los inventarios.

Esto es aplicable, no solo al departamento de Administración, sino también en el Comercial o de Ventas. En estas áreas suele ser interesante servirse de recursos como las tablas o las tablas dinámicas. Los encargados de cada área, a la hora de presentar informes, disponen de una amplia gama de gráficos a elegir. Éstos le servirán de ayuda para mostrar procesos y resultados de forma intuitiva y rápida.

De la misma manera, influirá en la toma de decisiones por parte del director de la empresa o el equipo directivo. Con la posibilidad de analizar los datos necesarios, obtener estadísticas fundamentales y visualizar de forma gráfica las tendencias o resultados, las decisiones serán las más acertadas en cada caso.

Excel cuida también la seguridad de la empresa proporcionando comandos destinados a bloquear celdas, hojas o incluso el libro completo, ofreciendo de esta manera, los datos con la única misión de visualizarlos. El botón o comando destinado a proteger en parte o en su totalidad cada libro, solicita al creador del mismo, una contraseña para que solo él pueda modificarlo, pudiendo también permitir que los usuarios modifiquen el rango especificado, como se explicará en entradas posteriores.

En las grandes empresas, es imprescindible la comunicación entre los socios aunque éstos se encuentren en distintos puntos de la geografía nacional o internacional.

En este sentido, Excel ofrece a estos grandes empresarios la posibilidad de compartir los libros de forma fácil y segura, simplificando todas las acciones, incluso si han de guardarlos online, enviando a cada uno el vínculo pertinente.

También se puede compartir y colaborar a tiempo real. En cuanto al departamento de Promoción o de Relaciones Públicas, Excel toma notoriedad.

En un mundo cada vez más globalizado, las redes sociales juegan un papel muy importante donde las empresas pueden dar a conocer sus datos, influencia, solvencia, etc.

Con Excel es fácil compartir las secciones de las hojas de trabajo que se deseen. Por último hay que destacar que se trata de una gran inversión para la empresa aunque se trate de una PYME. El ahorro de tiempo, esfuerzo y personal, es considerable.

Además, hoy en día las empresas no pueden quedarse estancadas en el pasado y necesitan potentes herramientas, como Excel, para ser competitivas en un mercado cada vez más dinámico y agresivo.