3 Consejos para manejar datos en Excel

Por Fernando Orrante

1.- Corregir datos en múltiples celdas.

Hay veces que tenemos una lista y queremos corregir los datos de varias celdas y regularmente nos vamos celda por celda modificando el dato. En Excel hay una forma para modificar los datos rápidamente de diferentes celdas. Supongamos que tenemos una lista de nombres y queremos cambiar el nombre de Juan por el de Armando. Hay que hacer los siguientes pasos para cambiar una sola vez todos los datos:

Seleccionamos las celdas que contienen el nombre de Juan (Para celdas continuas se presiona la techa Shift y se seleccionan las celdas, en caso de que no estén continuas se presiona la tecla Ctrl y se selecciona las celdas que queremos cambiar)

Escribimos el nuevo nombre que para este ejemplo es Armando y presionamos Ctrl-Enter y se modifica el dato de las celdas que seleccionamos.

2.- Validación de datos.

En muchas ocasiones cuando tenemos una hoja de Excel y otras personas tienen que introducir valores, hay celdas en donde tiene que ir un determinado tipo o rango de dato. Excel nos permite validar celdas para que solo acepte ciertos tipos de datos o valores y esto nos ayuda para disminuir la cantidad de errores cuando se llena la hoja de cálculo. Para validar lo que se escriba en las celdas hay que hacer lo siguiente:

Seleccionamos la celda o rango de celdas en donde queremos hacer la validación.
Dentro del menu en la pestaña Datos, seleccionamos Validación de Datos

En Configuración en el combo Permitir seleccionamos Decimal. En el combo de Datos seleccionamos Entre y para este ejemplo estas celdas solo aceptan valores de 0 a 100,000.

En Mensaje de Entrada, Seleccionamos "Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda" y ponemos un título y descripción del mensaje. Es importante que pongas un Mensaje ya que de otra forma no va a aparecer cuando se selecciona la celda, el título es opcional.

En Mensaje de error, seleccionamos "Mostrar mensaje de error si se introducen datos no válidos" y en el combo de Estilo seleccionamos Detener para obligar que se capture un dato valido. Igualmente debemos escribir un Mensaje de error para mostrar al usuario y el título es opcional.

Presionamos Aceptar y las celdas que seleccionamos van a mostrar el mensaje que configuramos en Mensajes de Entrada.
Si se introduce un valor erróneo se va a mostrar un aviso de error con el mensaje que configuramos en Alerta de error.

3.- Consolidación de Datos.

Muchas veces tenemos en un libro de Excel varias hojas de cálculo y en ellas podemos tener totales o datos que quisiéramos tener en una hoja, es decir datos de varias hojas consolidadas en una hoja por separado. Para hacer esto supongamos que tenemos un libro de Excel con 3 hojas que corresponden a las ventas semanales de los meses de Marzo a Mayo, estas 3 hojas las queremos consolidar en la hoja que se llama Totales. Para realizar la consolidación hacemos los siguientes pasos:

Seleccionamos la hoja Totales y hacemos click en la celda donde queramos nuestra tabla de consolidado.

Seleccionamos la pestaña de Datos del menu de Excel y damos click al botón Consolidar.

Aparece el cuadro de diálogo Consolidar, hacemos click en el botón del cuadro de texto que dice Referencia y seleccionamos la hoja que dice Marzo y a continuación seleccionamos todos los datos de esta hoja, en referencia nos va a aparecer la selección que hicimos en la hoja de Marzo y damos click en Agregar.

Después volvemos a seleccionar el texto Referencia, borramos el contenido y seleccionamos la hoja Abril y volvemos a seleccionar todos los datos de esa hoja y hacemos click en Agregar y para Mayo hacemos la misma operación de tal forma que tengamos los 3 rangos seleccionados.
En la sección de "Usar rótulos en", seleccionamos las dos casillas para que nos muestre el titulo de las columnas y el de las filas.
Como TIP: El nombre de las hojas de cálculo les agregamos un número 1Marzo, 2Abril, 3Mayo. Esto es porque cuando agregamos los rangos los ordena por orden alfabético y cuando se despliega la tabla consolidada, las columnas aparecen en el orden como este el rango que seleccionamos de las hojas.