Tips y conceptos básicos para facilitar el uso de celdas y filas

Como mencionamos en la entrada pasada los libros de Excel están formados por varias hojas y cada una de dichas hojas se compone de filas y columnas.

En la práctica, sabemos que ésto suena muy simple y sin complicaciones.

Sin embargo,

¿Cuántas veces no has tratado de hacer más pequeña una celda y no lo has conseguido?

¿Cuántas veces has intentado sin resultado ocultar una columna? o

¿Cuántas veces Excel te ha modificado un número de teléfono que introdujiste en la hoja? 

Por nuestra propia experiencia te podemos decir, que esas son algunas de las primeras complicaciones que todos hemos tenido en nuestras exploraciones en Excel, por lo que a continuación te presentamos algunos consejos básicos para el uso de las celdas y filas.

¿Necesitas cambiar el ancho de una columna en tu hoja de cálculo?

Estamos seguros de que en alguna ocasión en tu vida te has encontrado con una celda que muestre un texto como el siguiente: “###########” y  posiblemente pensaste como nosotros (la primera vez que nos sucedió), que existía un error en la hoja de cálculo.

Sin embargo, ésto sucede porque la celda contiene un número o una fecha y el ancho de columna no puede mostrarnos todos los caracteres, ya que de manera predeterminada, el ancho ha sido establecido para mostrar únicamente seis caracteres, y si por ejemplo, introducimos una fecha como 24/01/1982 en formato largo, sobran muchos caracteres.

En estos casos, para que podamos visualizar el dato íntegro debemos aumentar el ancho de la columna, para lo cual seguiremos unos cuantos pasos: primero hacemos clic en la celda en la que necesitamos cambiar el ancho, a continuación vamos a la pestaña Inicio y en el grupo de Celdas, hacemos clic en Formato, posteriormente en Tamaño de Celda, hacemos clic en Autoajustar Ancho de Columna.

En caso de que necesitemos un ancho más grande para la columna, hacemos clic en Ancho de Columna y escribimos el ancho que necesitamos en el cuadro de texto Ancho de Columna.

Tip: Otra vía más rápida para ajustar el ancho de las columnas es seleccionando el número total de columnas que deseamos modificar, desde su borde y arrastrando hacia la derecha.

¿Se puede modificar también la altura en las filas?  Como en el caso anterior, seguiremos los mismos pasos, solo que aquí será para determinar la altura de las filas. Primero seleccionamos la pestaña Inicio y en el grupo de Celdas, hacemos clic en Formato, posteriormente en Tamaño de Celda, hacemos clic en

Autoajustar Alto de Fila.  En caso de que necesites las filas de mayor altura, hacemos clic en Alto de Fila y escribimos la altura que necesitamos en el cuadro de texto Alto de Fila.

Tip: Para ajustar la altura de las filas, también existe una vía más rápida y consiste en escoger el número total de filas a las que deseamos modificar la altura, seleccionamos desde su borde y arrastramos hacia abajo.

¿Cómo puedes ajustar el texto en una celda?

Excel te permite ajustar un texto para que aparezca en varias líneas dentro de una celda y ésto lo puedes realizar con un ajuste automático o insertando saltos de línea manuales.

Para el ajuste automático, en nuestra hoja de cálculo seleccionamos las celdas a las que necesitamos dar formato. En la pestaña Inicio, en el grupo de Alineación, hacemos clic en Ajustar Texto y el texto se adaptará al ancho de columna.

Si necesitamos introducir un salto de línea, es decir, cuando necesitamos varios párrafos en una celda, podemos realizar lo siguiente: hacemos doble clic en la celda en la que requerimos el salto de línea, posteriormente hacemos clic justo al lado del texto donde queremos el salto y presionamos Alt+Entrar.

TIP: Si queremos facilitar el proceso de edición en una celda, también podemos seleccionarla y presionar F2. La celda estará disponible para realizar los saltos de línea que consideremos.

Otro ejemplo son los números de teléfono, ¿cómo introducir los números y lograr que Excel no los considere para realizar cálculos?

Por regla general, los números que son introducidos en Excel, son considerados para cálculos. Por lo tanto, los teléfonos o los números que no queremos que sean calculados por Excel, debemos introducirlos con formato de texto, realizando estos sencillos pasos:

• Seleccionamos una celda vacía
• En la pestaña Inicio nos dirigimos al grupo Número y hacemos clic en la flecha que desplegará los distintos Formatos de Número.

• Seleccionamos la opción de Texto
• La celda está lista para que al introducir los números, permanezcan con ese formato.

 Tip 1: De manera alterna a este procedimiento, para introducir números que no se calculan, como teléfonos, direcciones, números de documentos, etc., podemos anteponer una comilla simple, ejemplo: ‘5714753067 y Excel reconocerá el contenido de la celda como Texto. Tip 2: Para continuar introduciendo datos numéricos que ya habíamos colocado en la hoja de cálculo antes del formato, seleccionamos la celda que le dimos formatos, presionamos F2 y por último Alt + Enter.

Y por último ¿cómo podemos ocultar filas y columnas?

En el caso de que haya información en la hoja de cálculo que no queremos que consulten otros usuarios, o que por practicidad necesitamos ocultarlas.

Para realizarlo seleccionamos las filas o columnas que queremos ocultar, posteriormente en la pestaña Inicio, nos dirigimos al grupo Celdas y hacemos clic en la opción Formato y seleccionamos Ocultar y mostrar. En esta vista podemos seleccionar la opción que de momento necesitemos, ya sea Ocultar Filas, Ocultar Columnas y hasta Ocultar Hojas de Cálculo.

 TIP: Una manera simple es seleccionar las filas o columnas que deseamos ocultar y con el botón secundario, elegir la opción Ocultar.

Como habrás notado, estos pasos son muy fáciles de usar y sobre todo, nos ahorrarán mucho tiempo. En entradas siguientes, te seguiremos presentado más tips y consejos útiles para el uso de filas, columnas y muchas cosas más, no te los pierdas.