Aprende a definir tus propias funciones en Excel

Definir formula

Una de las utilidades más valoradas por los usuarios es la posibilidad de utilizar todo tipo de funciones en la hoja de cálculo; Excel nos ofrece una infinidad de funciones ordenadas por categorías: estadísticas, financieras, lógicas, de texto, matemáticas etc. Prácticamente nos ofrece las fórmulas más comunes y utilizadas para la realización de todo tipo de cálculos.

En ocasiones trabajaremos con proyectos o ejercicios que necesiten de una especial fórmula personalizada, la cual necesitaremos usar de forma frecuente y Excel no posea en su colección de fórmulas.

La solución más profesional para arreglar esta situación es crear nuestras fórmulas personalizadas y añadirlas al catálogo de fórmulas de Excel. A continuación detallamos paso a paso cómo definir nuestras propias funciones.

Funciones definidas por el usuario (UDF)

Las funciones definidas por el usuario permiten crear fórmulas personalizadas (mediante Visual Basic VBA) por el usuario a través de algunos argumentos que devolverán un valor.

Pasos 1 de 5: Añadir la pestaña Programador

Para comenzar a crear estas funciones debemos de mostrar la pestaña Programador en nuestra barra de herramientas; de forma predeterminada no aparece esta opción, por ello debemos de activarla:

  • Archivo
  • Opciones
  • Personalizar cintas de opciones
  • Activar ficha de Programador

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Pasos 2 de 5: Opción Visual Basic

Una vez visible la pestaña Programador hacemos clic y entraremos en la opción Visual Basic, se abrirá un pequeño programa que nos permitirá crear las funciones de usuario.

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Pasos 3 de 5: Insertar Módulo

Una vez dentro del programa Visual Basic accederemos a la opción insertar módulo. Aparecerá una pantalla donde escribiremos nuestra fórmula personalizada.

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Pasos 4 de 5: Escribir la fórmula

Vamos a crear una fórmula que sume dos números y los divida por tres llamada DividoporTres:

Function DividoporTres (arg1, arg2)

DividoporTres = (arg1 + arg2) /3

End Function

Esta sería la nomenclatura a seguir comenzar por Function y cerrar con End Function.

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Grabamos el módulo creado seleccionando del menú Archivo y luego Guardar.

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Nos va a presentar el cuadro para indicar el nombre para guardar el Libro de Excel, en caso de que sea la primera vez que lo guardamos.

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Nos puede presentar un aviso de advertencia para que guardemos el libro con macros habilitados, esto es necesario para que podamos usar nuestra función en Excel. Por lo tanto, damos clic en No.

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Nos regresa al cuadro para guardar nuestro libro de Excel y en el combo Tipo seleccionamos Libro de Excel habilitado para macros.

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Finalmente volvemos a Excel.

Pasos 5 de 5: Comprobar y usar fórmula

Una vez en Excel, debemos  comprobar la existencia de la fórmula dentro del catálogo de Excel y, obviamente, que funcione correctamente. Para ello clicaremos en la opción funciones (botón Fx o Insertar Función).

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Dentro de las categorías seleccionar “Definidas por el usuario”. Aquí deberá de aparecer la función antes creada llamada DividoporTres.

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Al utilizarla nos pedirá dos argumentos de función (recordemos que esta función suma dos números y los divide por tres).

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Una vez introducidos los argumentos y aceptemos nos mostrará el resultado final de la función.

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La complejidad de las fórmulas dependerá del usuario y de la tarea a realizar, la variedad y las opciones son extraordinarias

Crear fórmulas personalizadas nos ayuda a automatizar de manera profesional el trabajo diario, además de utilizar Excel de forma correcta.